‘Signly is betrouwbaarder dan de ouderwetse natte handtekening’

Signly is sinds 2023 in gebruik bij Acvita Zorg voor de onboarding van nieuwe zorgprofessionals.

Acvita Zorg is specialist in intensieve zorg en begeleiding binnen de gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ. Acvita Zorgt neemt daarbij de verantwoordelijkheid over het onboardingsproces van zorgprofessionals en zorgt ervoor dat alle noodzakelijke overeenkomsten netjes worden ondertekend en gearchiveerd. Zodat de zorgprofessionals en -instanties zich kunnen richten op hun kerntaak: goede zorg verlenen. 

In 2023 was Acvita Zorg op zoek naar een gebruiksvriendelijke oplossing om het de ondertekening van overeenkomsten te automatiseren. De keuze viel daarbij al snel op Signly. “Het ondertekenen van de overeenkomst is een belangrijke stap in het onboardings-proces, want zonder getekende overeenkomst mag een zorgprofessional niet van start,” zo legt Lex Hau, process automation engineer bij Acvita Zorg uit. “Pas na die ondertekening wordt een gebruiker in al onze systemen aangemaakt en kunnen ze starten met opdrachten.”

Acvita Zorg heeft in de loop der jaren een bestand van meer dan 2.000 zorgprofessionals opgebouwd. Dat is een mooi teken van bedrijfsgroei, maar die groei heeft ook een keerzijde: “We zagen eigenlijk door de bomen het bos niet meer. Als je meer dan 2.000 overeenkomsten met de hand moet beheren, verlies je het overzicht. En dat leidt tot vertraging, waar uiteindelijk cliënten de dupe van zijn.”
Daarom ging men op zoek naar automatiseringskansen binnen de organisatie. “Het verzenden en laten ondertekenen van overeenkomsten met zorgprofessionals viel daarbij op. Daar kwam veel handwerk bij kijken. Niet alleen bij het verzenden van zo’n overeenkomst, maar ook de opvolging: we kregen geen automatisch bericht na ondertekening, dus onze medewerkers moesten zelf heel goed in de gaten houden wat de status van al die overeenkomsten was.”

Dankzij Signly heeft Acvita Zorg een hoop handwerk kunnen automatiseren, waardoor onboardings-processen vele malen sneller verlopen en het beheer van het bestand aan zorgprofessionals aanzienlijk eenvoudiger is geworden. Acvita Zorg maakt daarbij gebruik van de API die Signly aanbiedt, waardoor Signly is te koppelen met bedrijfseigen applicaties.

“Zo hebben we alles geautomatiseerd,” verklaart Hau. “De overeenkomst wordt automatisch verzonden, zodra er na het kennismakingsgesprek door de recruiter wordt geregistreerd dat we de samenwerking aangaan met een professional. We kunnen alles vanuit onze eigen applicatie beheren en krijgen automatisch de getekende overeenkomst retour in onze digitale kaartenbak zodra de handtekening is gezet. Je hebt er echt geen omkijken meer naar.”
De koppeling tot stand brengen middels de API van Signly was bovendien kinderspel. “Dat kwam voor een groot deel door de uitstekende support vanuit Signly,” licht Hau toe. “We kregen op onze vragen binnen een paar uur goed en duidelijk antwoord. Vervolgens hadden we alles binnen een uur werkend. Wat mij daarbij persoonlijk opviel, was dat de API vanuit Signly heel duidelijk en netjes is opgebouwd. Dat maakt het makkelijk om vervolgens vanuit je eigen organisatie te koppelen.”

Sinds Acvita Zorg met Signly werkt, komen er met enige regelmaat complimenten van zorgprofessionals binnen. “Over hoe soepel, snel en gebruiksvriendelijk het onboardings-proces verloopt,” vertelt Hau. “We merken dat zorgprofessionals snel de overeenkomsten tekenen omdat de drempel ontzettend laag is. Dat is voor ons belangrijk, want we moeten erop kunnen vertrouwen dat de processen die we aanbieden, er ook toe leiden dat die documenten snel en rechtsgeldig ondertekend worden. Signly geeft ons dat vertrouwen. Het is in die zin betrouwbaarder dan de ouderwetse, natte handtekening.”

Hau stipt tot slot de lage kosten van Signly aan. Acvita Zorg koopt credits in bulk in, waardoor het tarief per credit lager wordt. Omdat credits een jaar lang geldig zijn, heeft men ruim de tijd om ze te besteden. “En het mooie is: als de zorgprofessional onverhoopt geen handtekening zet, of het ondertekenproces afbreekt, worden er geen credits in rekening gebracht. Dat is bij andere aanbieders wel anders: daar moet je direct betalen als je een ondertekenverzoek verzendt. Bij Signly niet. Dat scheelt in de kosten, en het is bovendien wel zo eerlijk.”