De kracht van digitale ondertekening: alles wat je moet weten

Een digitale ondertekening wordt ook wel een elektronische handtekening genoemd. Het is de tegenhanger van een handgeschreven (‘natte’) handtekening. Digitale handtekeningen worden, net als traditionele handtekeningen, gebruikt om de echtheid van het getekende document te valideren. In tegenstellingen tot de natte handtekening is een digitale handtekening veel moeilijker te vervalsen of te kopiëren. De digitale handtekening geeft dan ook een hoger niveau van betrouwbaarheid en veiligheid. 

Digitaal in plaats van nat ondertekenen wordt steeds gangbaarder. Het digitaal ondertekenen van overeenkomsten zorgt niet alleen voor een forse tijdsbesparing, maar maakt het ondertekenproces ook een stuk goedkoper. Printen, opsturen, ondertekenen, inscannen: dat alles hoeft bij digitaal ondertekenen niet meer. Daarom gaat het ondertekenen van een document digitaal een stuk sneller en efficiënter. Ook de kans op fraude wordt met een digitale handtekening verminderd, doordat je eenvoudig digitale identiteitscontrole kunt uitvoeren voordat een document ondertekend kan worden.  

Er zijn verschillende manieren om documenten digitaal te ondertekenen. Afhankelijk van je eisen kun je kiezen voor verschillende soorten tools: 

1. Via een pen en tablet. Een van de meest eenvoudige manieren van digitaal ondertekenen is door middel van een pen en een tablet waarbij de pen speciaal ontworpen is om op een digitaal vlak te tekenen.
2. Via de muis op je computer. Op deze manier is het ook mogelijk om een digitale handtekening te maken. Dit doe je vaak op een klein stukje van je scherm dat hier speciaal voor klaargezet is.
3. Met een mobiele telefoon. Hier is het mogelijk om met je vinger op je scherm de handtekening te plaatsen. Dit kan uiteraard alleen met touchscreens die hiervoor bedoeld zijn.

Welke van bovenstaande methodes je ook gebruikt, je zult altijd software nodig hebben om een digitale handtekening te kunnen plaatsen onder een document. Het proces voor het zetten van een digitale handtekening verschilt sterk tussen de uiteenlopende soorten software.

Gebruik je Signly om handtekeningen mee te zetten, dan ziet het proces er als volgt uit: 

1. Upload het document dat je wenst te ondertekenen en kies de plek op het document waar de handtekening moet komen.
2. Vul de persoons- en contactgegevens van de ondertekenaar(s) in.
3. Voeg desgewenst één van de verificatiemethodes toe om zo een identiteitscontrole te kunnen uitvoeren.  
4. Ondertekenaars krijgen een uitnodiging per e-mail om de documenten in te zien en te ondertekenen. 
5. Je ontvangt de getekende documenten retour zodra de ontvanger het ondertekenproces heeft afgerond.

Documenten digitaal ondertekenen biedt verschillende voordelen tegenover het op papier tekenen van een document:

1. Het is betrouwbaarder en veiliger dan een natte handtekening, omdat je een identiteitsverificatie kunt uitvoeren.
2. De tijdswinst is enorm, doordat je met een paar simpele klikken een document ter ondertekening verstuurt. Maar ook de daadwerkelijk ondertekening door de ondertekenaar is zo gedaan.
3. Ook scheelt het ontzettend in de kosten. Je hoeft niets meer te printen, scannen, verzenden of op papier te archiveren.

Het digitaal ondertekenen van documenten is veel milieuvriendelijker omdat er geen printpapier en transport nodig is.

Het digitaal ondertekenen van documenten levert geen noemenswaardige nadelen op ten opzichte van traditionele handtekeningen. Wel zijn er enkele zaken waar je rekening mee moet houden als je wilt overschakelen naar digitale handtekeningen:

1. Technische vereisten: Digitale handtekeningen kun je alleen (laten) plaatsen als je goed werkende, betrouwbare en bovenal veilige software gebruikt. Lees je dus altijd goed in voordat je zomaar de eerste de beste handtekeningentool in gebruik neemt. Zeker buitenlandse tools voldoen lang niet altijd aan de veiligheidseisen zoals we die in Nederland gewend zijn. 
2. Veiligheidsrisico’s: Er is een risico op fraude en cyberaanvallen bij digitale handtekeningen, vooral als de gebruikte software niet up-to-date is of niet aan de juiste standaarden voldoet. Bedenk: als jij digitale ondertekening van jouw overeenkomsten aanbiedt, ben jij ook verantwoordelijk voor de cyberveiligheid. 

Mogelijke juridische uitdagingen: Hoewel een digitale handtekening net zo rechtsgeldig is als een traditionele, natte handtekening, gelden er in bepaalde sectoren specifieke regels. Denk daarbij aan het notariaat en de financiële sector. Bekijk dus goed of je in een sector acteert waar juridisch gezien extra verplichtingen bestaan als je overschakelt naar digitale ondertekening van documenten. 

Digitale handtekeningen worden naar verwachting steeds meer gebruikt in de toekomst, vooral nu steeds meer bedrijven overstappen op digitale processen en thuiswerken steeds vaker voorkomt. Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, kunnen we meer innovatieve manieren verwachten om documenten digitaal te ondertekenen, zoals het gebruik van biometrische gegevens (zoals vingerafdrukken of gezichtsherkenning) om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. 

In het kort biedt digitale ondertekening een veilige, snelle en efficiënte manier om documenten te ondertekenen en te verifiëren. Door gebruik te maken van een betrouwbare en veilige digitale ondertekeningsdienst kun je tijd besparen en de veiligheid van je documenten garanderen. 

Als je regelmatig documenten moet (laten) ondertekenen, is het raadzaam om te overwegen om gebruik te maken van digitale handtekeningen. Zorg ervoor dat je een betrouwbare en veilige digitale ondertekeningsdienst gebruikt en dat je goed op de hoogte bent van de geldende wet- en regelgeving omtrent digitale ondertekening. 

Vragen, opmerkingen of meer weten of Signly als oplossing voor je digitale handtekeningen? Neem contact met ons op of bekijk de veelgestelde vragen.