De kracht van digitale ondertekening: alles wat je moet weten

Een digitale ondertekening wordt ook wel een elektronische handtekening genoemd. En is de tegenhanger van een handgeschreven handtekening. Het digitaal ondertekenen is een proces waarbij een natuurlijk persoon zijn toestemming digitaal vastlegt door middel van een elektronische handtekening. Deze digitale handtekening wordt vervolgens gebruikt om de echtheid van het getekende document te valideren. In tegenstellingen tot de “natte” handtekening is dit veel moeilijker op te vervalsen of te kopiëren. Daarnaast biedt de digitale handtekening een hoger niveau van betrouwbaarheid en veiligheid. 

Tegenwoordig is het digitaal ondertekenen van documenten niet meer weg te denken uit de maatschappij. Het digitaal ondertekenen van overeenkomsten zorgt niet alleen voor een forse tijdsbesparing, maar maakt het ook onderteken proces ook een stuk goedkoper. Waar vroeger nog per post voldoende frankering toegevoegd moest worden voor het versturen van de overeenkomst gaat het nu een stuk sneller en efficiënter. Ook de kans op fraude wordt met een digitale handtekening verminderd doordat de bewijslast naar een natuurlijkpersoon veel beter is dan bij de “natte” handtekening.  

Het doel van dit artikel is om informatie te vetrekken over het digitaal ondertekenen van documenten. De werking en proces van het digitaal ondertekenen is dan ook van groot belang. Er zal worden ingegaan op de verschillende manieren van het ondertekenen van documenten. Waarbij je door middel van verificatie methodes de bewijslast wordt bepaald. Ook zullen de verschillende voor en nadelen worden besproken en zou je aan het einde van dit artikel een goed beeld moeten krijgen of het digitaal ondertekenen van documenten binnen jouw organisatie kan zorgen voor een efficiëntere bedrijfsvoering. 

Er zijn verschillende manier om documenten digitaal te ondertekenen. Afhankelijk van de eisen kan men kiezen voor verschillende soorten tools en software: 

1. Via een pen en tablet. Een van de meest eenvoudige manieren van het digitaal ondertekenen is door middel van een pen en een tablet waarbij de pen speciaal ontworpen is om op een digitaal vlak te tekenen.

2. Via de muis op de je computer is het ook mogelijk om een digitale handtekening te maken. Dit doe je vaak op een klein stukje van je scherm dat hier speciaal voor is klaar gezet.

3. Met een mobiele telefoon is het mogelijk om met je vinger op je scherm de handtekening te plaatsen. Dit kan uiteraard enkel worden gedaan met touchschermen die hiervoor bedoelt zijn.

Het proces voor het zetten van een digitale handtekening zal sterk verschillend per digitaal onderteken provider. In de algemene zin kan men wel zeggen dat qua proces een aantal basistappen gebruikt worden. 

1. Upload het document dat je wenst te ondertekenen bij je onderteken provider. Afhankelijk van de provider kan je hier PDF/Doc en of overige documenten uploaden. 
2. Kies één van de verificatie methodes om zo een bewijslast te maken naar een natuurlijk persoon.  
3. Kies plek op het document waar de handtekeningen moeten komen van de verschillende ondertekenaars. Ook kan je vaak de positie van de handtekening aangeven op het document 
4. Ondertekenaars krijgen unieke link om de documenten in te zien en te ondertekenen. 
5. Afhankelijk van de eerder aangegeven verificatie methodes wordt hier bijvoorbeeld nog een SMS of iDIN verificatie gedaan 

Het digitaal ondertekenen van documenten biedt verschillende voordelen tegenover het handmatig tekenen van een document.  

1. Het is betrouwbaarder en veiliger dan een natte handtekening omdat deze door de digitale bewijslast moeilijker is te vervalsen.
2. De tijdswinst is enorm doordat je met een paar simpele klikken een document ter ondertekening hebt verstuurd. Maar ook de daadwerkelijk ondertekening door de ondertekenaar is snel gedaan.
3. Ook scheelt het ontzettend in de kosten. Waar er vroeger nog documenten per post werden verstuurd en er per ondertekenaar twee keer gefrankeerd moest worden, wordt het nu digital gedaan wat niet alleen kosten van frankering maar ook papier en printerkosten bespaard.
4. Het digitaal ondertekenen van documenten is veel milieuvriendelijker omdat de impact op het milieu wordt ontzien door er minder print/papier en transport bij komt kijken.

In de volgende sectie zullen we bespreken hoe u een PDF digitaal kunt ondertekenen. x

Een PDF is een veelgebruikt formaat voor documenten die digitaal kunnen worden ondertekend. Het ondertekenen van een PDF kan op verschillende manieren worden gedaan, afhankelijk van de software die beschikbaar is en de gewenste methode van ondertekening. 

Er zijn verschillende manieren om een PDF digitaal te ondertekenen, waaronder: 

1. Adobe Acrobat: Adobe Acrobat is een softwarepakket dat wordt gebruikt voor het bewerken en beheren van PDF-bestanden. Met Adobe Acrobat kunt u een PDF digitaal ondertekenen door de optie ‘Handtekening toevoegen’ te selecteren. 
2. Online services: Er zijn verschillende online services beschikbaar waarmee u een PDF digitaal kunt ondertekenen, zoals Signly en nog vele andere. Deze services maken het mogelijk om documenten te ondertekenen zonder dat er speciale software nodig is. 
3. Mobiele apps: Er zijn verschillende mobiele apps beschikbaar waarmee u een PDF digitaal kunt ondertekenen, zoals Adobe Sign en SignEasy. Deze apps maken het mogelijk om documenten te ondertekenen met behulp van een touchscreen. 

De stappen om een PDF digitaal te ondertekenen kunnen variëren afhankelijk van de software of service die wordt gebruikt, maar over het algemeen zijn er enkele basisstappen die moeten worden gevolgd: 

1. Open het PDF-document waarin u een digitale handtekening wilt plaatsen. 
2. Selecteer de optie om een handtekening toe te voegen. 
3. Kies de methode om uw handtekening te plaatsen. Dit kan variëren van het tekenen van een handtekening met een muis of stylus, tot het uploaden van een afbeelding van uw handtekening. 
4. Als u een afbeelding uploadt, controleer dan of deze duidelijk en leesbaar is. Als u een handtekening tekent, zorg er dan voor dat deze duidelijk en leesbaar is. 
5. Plaats de handtekening op de juiste plaats in het document en sla het document op. 

Het is belangrijk op te merken dat sommige PDF’s beveiligd kunnen zijn en niet toestaan dat er wijzigingen in worden aangebracht, inclusief het toevoegen van een handtekening. In dat geval moet u mogelijk toestemming vragen aan de eigenaar van het document of de beveiliging verwijderen voordat u een digitale handtekening kunt toevoegen. 

In de volgende sectie zullen we het verschil tussen een digitale en elektronische handtekening bespreken. 

Wanneer we praten over digitale ondertekening, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen digitale en elektronische handtekeningen. Hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt, zijn er enkele belangrijke verschillen tussen de twee. 

Een digitale handtekening is een soort elektronische handtekening die gebruik maakt van geavanceerde cryptografische technieken om de integriteit van een document of bericht te waarborgen en de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Het proces omvat de creatie van een hashwaarde van het document, die vervolgens wordt versleuteld met de privésleutel van de ondertekenaar. Deze versleutelde hashwaarde wordt de digitale handtekening genoemd. 

Een elektronische handtekening daarentegen is elke vorm van ondertekening die elektronisch wordt gedaan. Dit kan variëren van een gescande handgeschreven handtekening tot een simpele bevestigingsknop die wordt ingedrukt om een document te ondertekenen. 

Het belangrijkste verschil tussen digitale en elektronische handtekeningen is de beveiliging. Een digitale handtekening maakt gebruik van geavanceerde cryptografie om de authenticiteit en integriteit van een document te waarborgen. Het biedt meer beveiliging dan een elektronische handtekening, omdat het niet kan worden vervalst of gewijzigd zonder de privésleutel van de ondertekenaar. 

Een elektronische handtekening is minder veilig dan een digitale handtekening, omdat het kan worden vervalst of gewijzigd zonder dat de ondertekenaar het weet. Het kan ook moeilijker zijn om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren bij een elektronische handtekening. 

Digitale en elektronische handtekeningen worden veel gebruikt in verschillende sectoren, waaronder de juridische, financiële en overheidssector. Digitale handtekeningen worden vaak gebruikt voor het ondertekenen van belangrijke juridische documenten, zoals contracten en overeenkomsten. Elektronische handtekeningen worden vaak gebruikt voor alledaagse documenten, zoals het ondertekenen van een online formulier. 

Het is belangrijk om te begrijpen welk type handtekening het meest geschikt is voor uw specifieke situatie. Het gebruik van een digitale handtekening biedt de hoogste mate van beveiliging en kan verplicht zijn voor bepaalde soorten documenten. 

Een digitale handtekening is een elektronische methode waarmee een individu of organisatie een document kan ondertekenen met behulp van cryptografische technieken. Het doel is om de authenticiteit, integriteit en niet-ontkenbaarheid van een document te waarborgen. 

Er zijn verschillende soorten digitale handtekeningen beschikbaar, waaronder: 

1. Eenvoudige digitale handtekening: Dit type digitale handtekening wordt gegenereerd door een persoon met behulp van zijn/haar persoonlijke sleutel. Dit type handtekening wordt gebruikt om de authenticiteit van het document te waarborgen. 
2. Geavanceerde digitale handtekening: Dit type digitale handtekening is het meest voorkomende type en wordt gegenereerd met behulp van een certificaat van een vertrouwde derde partij. Dit certificaat wordt gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. 
3. Gekwalificeerde digitale handtekening: Dit type digitale handtekening wordt gebruikt voor juridisch bindende documenten. Het wordt gegenereerd met behulp van een gekwalificeerd certificaat van een erkende certificeringsinstantie. Dit type handtekening biedt de hoogste mate van beveiliging en verificatie. 

Voordelen: 

1. Tijdsbesparing: Digitale handtekeningen maken het mogelijk om documenten snel en gemakkelijk te ondertekenen, wat tijd bespaart in vergelijking met traditionele papieren documenten. 
2. Kostenbesparing: Digitale handtekeningen elimineren de noodzaak voor fysieke opslag, drukwerk en verzending, wat de kosten vermindert. 
3. Verbeterde beveiliging: Digitale handtekeningen bieden een hogere mate van beveiliging dan traditionele handtekeningen, omdat ze worden gegenereerd met behulp van cryptografische technieken. 
4. Milieuvriendelijk: Digitale handtekeningen verminderen de behoefte aan papier, wat leidt tot een verminderde belasting van het milieu. 

Nadelen:

1. Technische vereisten: Digitale handtekeningen vereisen een basisniveau van technische kennis en een goed begrip van de software die wordt gebruikt om ze te genereren. 
2. Veiligheidsrisico’s: Er is een risico op fraude en cyberaanvallen bij digitale handtekeningen, vooral als de gebruikte software niet up-to-date is of als de ondertekenaar zijn/haar sleutel verliest of deelt met anderen. 
3. Mogelijke juridische uitdagingen: In sommige rechtsgebieden worden digitale handtekeningen niet altijd erkend als rechtsgeldig, waardoor er mogelijke juridische uitdagingen kunnen ontstaan. 

In dit artikel hebben we de belangrijkste aspecten van digitale ondertekening behandeld. We hebben uitgelegd wat digitale ondertekening is, waarom het belangrijk is en wat de verschillen zijn tussen digitale en elektronische handtekeningen. Ook hebben we besproken hoe je digitaal een handtekening kan zetten en hoe je een PDF digitaal kan ondertekenen. 

Digitale handtekeningen bieden een veilige, snelle en efficiënte manier om documenten te ondertekenen en te verifiëren. Als je regelmatig documenten moet ondertekenen of ontvangen, is het raadzaam om te overwegen om gebruik te maken van digitale handtekeningen. Zorg ervoor dat je een betrouwbare en veilige digitale ondertekeningsdienst gebruikt en dat je goed op de hoogte bent van de geldende wet- en regelgeving omtrent digitale ondertekening. 

Digitale ondertekening zal naar verwachting steeds meer gebruikt worden in de toekomst, vooral nu steeds meer bedrijven overstappen op digitale processen en thuiswerken steeds vaker voorkomt. Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, kunnen we meer innovatieve manieren verwachten om documenten digitaal te ondertekenen, zoals het gebruik van biometrische gegevens (zoals vingerafdrukken of gezichtsherkenning) om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. 

In het kort biedt digitale ondertekening een veilige, snelle en efficiënte manier om documenten te ondertekenen en te verifiëren. Door gebruik te maken van een betrouwbare en veilige digitale ondertekeningsdienst kan je tijd besparen en de veiligheid van je documenten garanderen. 

Vragen of opmerkingen? Neem contact met ons op of bekijk de veel gestelde vragen