Digitale ondertekening documenten: zo regel je dat

Een contract, offerte of andere overeenkomst ondertekenen, maar dan zonder gedoe met printen, scannen of opsturen. Dat is het grote voordeel van documenten digitaal ondertekenen. Maar de digitale ondertekening van documenten wil je dan wel rechtsgeldig, gebruiksvriendelijk en eenvoudig ingeregeld hebben. Hoe doe je dat?

Als bedrijf sluit je doorlopend contracten en overeenkomsten. Met nieuwe medewerkers bijvoorbeeld, maar ook met leveranciers, klanten en andere zakelijke partners. Een overeenkomst kan heel uitgebreid zijn, zoals het huren van een nieuw kantoorcomplex. Maar soms zijn ze ook heel klein: een leverbon waarop een logistiek medewerker een levering voor akkoord verklaart.

Verrassend veel bedrijven en organisaties maken voor dit soort zaken nog altijd gebruik van de good old papierwinkel. Ondertekende documenten verdwijnen in een map, en daar worden ze jarenlang bewaard, voor als de Belastingdienst of iemand anders er ooit om vraagt. Naast omslachtig en tijdrovend is alles op papier blijven regelen ook kostbaar. Tel alle kosten van printpapier, printers, scanners, inktpatronen, mappen en archiefkasten maar eens op.

Bedrijven doen er daarom verstandig aan om, als ze dan nog altijd niet gedaan hebben, digitalisering door te voeren en digitale ondertekening van documenten in te voeren. Maar hoe regel je dat?

Digitaal en online documenten ondertekenen mogelijk maken, regel je eenvoudiger dan je wellicht denkt. Met onderstaand stappenplan maak je het voor je klanten en leveranciers mogelijk om voortaan bij jou een digitale handtekening te zetten in plaats van aan een omslachtig papieren proces te moeten meedoen.

Digitaal en online documenten ondertekenen mogelijk maken, regel je eenvoudiger dan je wellicht denkt. Met onderstaand stappenplan maak je het voor je klanten en leveranciers mogelijk om voortaan bij jou een digitale handtekening te zetten in plaats van aan een omslachtig papieren proces te moeten meedoen.

Heb je een CRM-systeem dat automatisch contracten opmaakt als jij een nieuwe opdracht invoert? Of heb je een standaardovereenkomst die je telkens opnieuw gebruikt? Wellicht maak je voor elke klant met de hand een offerte op maat?

Hoe de situatie in jouw geval ook is, maak inzichtelijk waar de documenten vandaan komen. Dat kunnen verschillende plaatsen zijn voor verschillende documenten.

Nu je weet wat je wilt laten ondertekenen en waar die documenten vandaan komen, kun je een keuze maken voor de software die bij jou past. Heb je allerlei software in gebruik waar je je nieuwe ondertekensoftware aan wilt kunnen koppelen, dan zul je daarop moeten letten bij je keuze.

Kies je voor Signly, dan kun je op twee manieren werken:

1. Handmatig documenten opvoeren, bijvoorbeeld offertes die je met de hand hebt gemaakt op je computer;
2. Automatische koppeling (via een API) met je bestaande CRM-systeem of andere software.

Je kunt deze twee vormen bovendien ‘door elkaar’ gebruiken. Erg flexibel dus!

Heb je je keuze gemaakt en weet je wat je gaat digitaliseren? Dan is het, als je voor Signly hebt gekozen, een kwestie van in gebruik nemen. Je print voortaan geen documenten meer, maar je voert ze op in jouw dashboard in Signly. Vanuit dat dashboard verzend je documenten naar de ondertekenaars. Je krijgt vervolgens de ondertekende exemplaren retour.
De ondertekenaars kunnen zowel op hun computer, tablet of telefoon eenvoudig ondertekenen, dus een digitale handtekening zetten is een fluitje van een cent. Je kunt je documenten daarom ook veel eerder getekend retour verwachten dan je nu wellicht gewend bent.

Een vraag die vaak voorbijkomt als het gaat om de ingebruikname van Signly, heeft te maken met rechtsgeldigheid. Zijn digitale handtekeningen rechtsgeldig? Gaat de Belastingdienst, of welke instantie dan ook, hiermee akkoord?

Kies je voor Signly, dan kies je voor een tool die voldoet aan de eisen voor SES-handtekeningen (Simple Electronic Signature) uit de Europese eIDAS-verordening. Handtekeningen die op deze manier zijn gezet, zijn dus volledig rechtsgeldig. Ze hebben dezelfde status als die handtekening op papier.

Let op: dit geldt niet zomaar voor elke digitale handtekening. Wil je juridisch getouwtrek voorkomen, kies dan dus altijd voor een oplossing die voldoet aan de eisen uit de eIDAS-verordening.

Wil je Signly in gebruik nemen, of eens vrijblijvend uitproberen? Meld je dan kosteloos aan en ontvang 10 gratis credits voor je eerste digitale handtekeningen. Zo kun je zelf ervaren hoe eenvoudig het is om die ouderwetse papierwinkel in te ruilen voor een moderne, digitale oplossing.

Wil je meer informatie over hoe Signly werkt, bekijk dan onze FAQ.

Wil je digitaal ondertekenen integreren in je bestaande bedrijfssoftware? Dat kan met Signly ook: neem dan contact met ons op.