Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Sluit je vaak contracten of overeenkomsten af met klanten, dan is het aantrekkelijk om digitale handtekeningen te ondersteunen. Dat bespaart je immers tijd, geld en een hoop gedoe met papier. Maar hoe zit het met de rechtsgeldigheid van digitale handtekeningen? Is een digitale handtekening rechtsgeldig, en hoe waarborg je de rechtsgeldigheid bij het online documenten ondertekenen?

Een digitale handtekening heeft in de Europese Unie, en dus ook in Nederland, dezelfde juridische status als een handtekening op papier (de zogeheten natte handtekening). Dat betekent dat het online ondertekenen van documenten juridisch gezien geen afwijkende eisen of consequenties kent. Een digitale handtekening is dus 100 procent rechtsgeldig.

Om een digitale handtekening rechtsgeldig te krijgen, moet je alleen zorgen voor een werkbaar online proces waarbij gebruikers eenvoudig online documenten ondertekenen kunnen. Die rechtsgeldigheid van digitale handtekeningen is Europees geregeld in de eIDAS-verordening.

De eIDAS-verordening geldt in de gehele EU en zorgt ervoor dat documenten die digitaal ondertekenend zijn, dezelfde juridische status hebben als documenten die nat zijn ondertekend. De verordening onderscheidt drie niveaus:

1. SES (Simple Electronic Signature). Dit is de meest gangbare variant van de digitale handtekening. Je ondertekent als gebruiker een online document met behulp van je muis of een tekentablet. De SES staat juridisch gezien gelijk aan de reguliere handtekening zoals je die ook op papier zet. Signly ondersteunt alle eisen die aan een SES-handtekening worden gesteld en voldoet aan alle noodzakelijke veiligheidseisen. De identiteit van de ondertekenaar kun je hierbij verifiëren via iDIN, SMS-verificatie, e-mailverificatie of handtekeningverificatie. Verreweg de meeste bedrijven hebben aan SES voldoende.
2. AES (Advanced Electronic Signature). De AES-variant is een geavanceerde variant waarbij de identiteit van de gebruiker een stuk uitvoeriger wordt gecheckt. Je moet een geldig legitimatiebewijs uploaden en biometrische tests doorlopen (zoals een gezichtsherkenningstest), voordat je kunt tekenen. Alleen bedrijven uit specifieke sectoren, zoals de financiële dienstverlening, moeten de AES-variant gebruiken bij het online ondertekenen.
3. QES (Qualified Electronic Signature). QES is de meest geavanceerde variant, waarbij de identiteit van de gebruiker eerst offline moet worden vastgesteld. eHerkenning is hiervan een voorbeeld. Alleen zeer specifieke bedrijven of organisaties, zoals leveranciers van eHerkenning, hebben QES nodig.

Als doorsnee bedrijf dat niet onder specifieke wetgeving valt, zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), kun je vrijwel altijd volstaan met SES. Je kunt het digitaal ondertekenen van documenten dan heel laagdrempelig aan je klanten aanbieden, zonder daarbij te hoeven twijfelen aan de rechtsgeldigheid van die digitale handtekeningen.

Documenten digitaal ondertekenen is voor veel bedrijven een aantrekkelijke optie, vooral als je vaak contracten of andere overeenkomsten afsluit met bijvoorbeeld consumenten. Online documenten ondertekenen geeft je mogelijkheden tot automatisering en het maakt je administratie een stuk eenvoudiger en overzichtelijker. Het bespaart je bovendien een hoop tijd en gedoe met printen en scannen. Dan is het echter wel zaak om dat online ondertekenen eenmalig goed in te regelen, zodat het ook echt soepel en gebruiksvriendelijk werkt.

Met Signly kan dat op twee manieren:

1. Handmatig via de website. Je selecteert de documenten die je digitaal ondertekend wilt hebben, vult de personalia van de ondertekenaars in, en je krijgt vanzelf bericht wanneer de handtekeningen zijn gezet. Je kunt dit prepaid (per ondertekenaar) aanschaffen of via een abonnementsvorm.
2. Geïntegreerd via een API. We kunnen het digitaal ondertekenen van documenten ook voor je integreren in je bestaande bedrijfssoftware. Digitaal ondertekenen integreren heeft als voordeel dat het helemaal geen extra handelingen meer vereist. Je start de ondertekening met één muisklik. We kunnen Signly met je bestaande software verbinden middels onze API. In vrijwel alle gevallen is er een mooie integratie mogelijk.

Maak je nu nog gebruik van handtekeningen op papier, maar ben je het printen, tekenen, inscannen en doorsturen van al dat papierwerk wel een keer zat? Probeer dan eens vrijblijvend Signly uit. Daarmee zetten jouw klanten hun digitale handtekening rechtsgeldig, zonder dat er nog iets geprint of gescand hoeft te worden.

Maak je voor het eerst een gratis account aan bij Signly om het online ondertekenen van documenten eens te proberen? Dan krijg je tien credits (oftewel: tien digitale handtekeningen) gratis van ons cadeau. Dit proefabonnement is geheel vrijblijvend en wordt niet automatisch verlengd of omgezet. Zijn de credits op, dan bepaal je zelf of je extra credits wilt aanschaffen of een abonnement wilt afsluiten.

Heb je aanvullende vragen, kom je ergens niet uit of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor een eigen API? Neem dan contact met ons op!