Digitaal ondertekenen met Signly in 5 stappen

Een document digitaal ondertekenen met Signly gaat in vijf eenvoudige stappen. Op deze pagina lees je stap voor stap hoe het proces verloopt.

Een document digitaal laten ondertekenen, begint met het selecteren van een of meerdere ondertekenaars. Je doet dit door een voornaam, achternaam en e-mailadres in te voeren.

Upload vervolgens een of meerdere documenten die ondertekend moeten worden. Dit doe je door op het potloodje te klikken bij de sectie ‘Documenten’.

Je kunt vijf verschillende soorten documenten uploaden:

• PDF
• Doc
• Docx
• JPG
• PNG

Upload je een document dat geen PDF is, dan wordt dat document tijdens het uploadproces automatisch geconverteerd naar PDF. Dit zorgt ervoor dat het document na ondertekening niet meer kan worden aangepast.

Na het uploaden van een bestand krijg je een preview te zien. Je kunt dan direct de plek aangeven waar straks de handtekening moet komen te staan. Datzelfde geldt voor de plek van de naam van de ondertekenaar.

Daarnaast is het nog mogelijk om een aantal extra velden toe te voegen aan het document. Je kunt toevoegen:

• Ondertekendatum
• Datum / tijd
• Checkbox (bijvoorbeeld voor akkoordverklaring van voorwaarden
• Standaard tekstvak.

Een tekstvak kun je naar eigen inzicht vullen.

Wil je dat ondertekenaars eerst hun identiteit verifiëren voordat ze hun handtekening kunnen zetten? Dan kun je dat ook aangeven. Er zijn verschillende opties beschikbaar, waarvan enkele extra kosten met zich meebrengen.

Dit is de standaard verificatieoptie, waaraan geen extra kosten verbonden zijn. De ondertekenaar zet eenvoudigweg zijn handtekening zonder extra stappen.

Kies je voor SMS-verificatie, dan moet de ondertekenaar een pincode invullen voordat hij kan ondertekenen. Die code ontvangt hij op het 06-nummer zoals dat bij jou bekend is. Dit 06-nummer kun je invullen in het veld dat verschijnt zodra je de SMS-verificatieoptie selecteert. SMS-verificatie kost 0,2 credits per keer.

E-mailverificatie is vergelijkbaar met SMS-verificatie, maar de pincode wordt dan per e-mail verzonden. Omdat je het e-mailadres van de ondertekenaar sowieso al invult, heb je voor deze methode geen extra informatie nodig. Er zijn ook geen extra kosten aan verbonden.

iDIN-verificatie is de meest betrouwbare verificatiemethode. De ondertekenaar verifieert zijn identiteit aan de hand van zijn persoonsgegevens zoals die bekend zijn bij zijn bank. De bank heeft de nodige bewijsstukken van deze persoon al opgevraagd bij het openen van een bankrekening.
Kies je voor deze verificatiemethode, dan kun je kiezen welke gegevens je wilt laten verifiëren bij de bank. Je kunt de volgende persoonsgegevens kiezen:
– Naam
– Adres
– Geslacht
– 18 jaar of ouder
– Geboortedatum
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Bankrekeningnummer

Voordat je doorgaat naar de volgende stap, heb je nog de mogelijkheid om aan te geven hoeveel herinneringen de ondertekenaars moeten krijgen en wanneer de eerste herinnering verstuurd moet worden. Deze herinneringen worden automatisch verdeeld over de looptijd van de ondertekening.

Wanneer je het ondertekenverzoek verstuurt, krijg je de mogelijkheid om een uiterste ondertekendatum (einddatum) aan te geven. Na deze datum is het voor de ondertekenaar niet meer mogelijk om nog te tekenen. Dit is handig bij offertes of documenten met een vervaldatum. Heb je herinneringen ingesteld bij de vorige stap, dan worden die automatisch verspreid over de periode tussen het verzendmoment en de einddatum.
Je kunt vervolgens aangeven of je een kopie van het ondertekende document wilt ontvangen, nadat de ondertekenaar getekend heeft.
Heb je meerdere ondertekenaars opgevoerd? Dan geef je in deze stap aan of zij tegelijkertijd, of in een specifieke volgorde moeten ondertekenen.
Tot slot kun je, voordat je het verzoek verzendt, de standaard e-mailtekst nog aanpassen. Sommige onderdelen van de e-mail zijn verplicht (zoals de link naar de ondertekenpagina), andere kun je naar eigen inzicht toevoegen, verwijderen of bewerken.

Nadat je je ondertekenverzoek verzendt, ontvangen alle ondertekenaars een unieke link per e-mail. Via deze link krijg je als ondertekenaar het document te zien en kun je je handtekening plaatsen, indien akkoord. Is er een verificatiemethode ingesteld, dan moet je die eerst doorlopen voordat je kunt tekenen.
Zodra alle ondertekenaars hebben getekend, wordt het document vergrendeld en wordt het getekende document verstuurd naar alle ondertekenaars. Heb je ingesteld dat je zelf, als verzender, ook een kopie wilt ontvangen, dan krijg je die per e-mail toegestuurd.

In de laatste stap bij het digitaal ondertekenen krijgt men de mogelijk tot het aangeven van de einddatum van de ondertekening. Zoals hierboven is besproken zal hij automatisch de data van de herinnering afstemmen op basis van deze datum.  

Ook kan je als initiator aangeven of je een kopie van de ondertekening wilt ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je zelf niet de persoon bent om het document te ondertekenen maar je toch een kopie wilt hebben voor de eigen administratie.  

Standaard mag iedereen ondertekenen zodra het verzoek er uit is gegaan. In sommige gevallen kan dit niet wenselijk zijn en wil je liever dat de verschillende ondertekenaars na elkaar tekenen. In de laatste stap wordt dan ook de optie geboden om dit in stellen.  

Voordat men op verstuur drukt is het mogelijk om de email tekst aan te passen. Hierbij wordt er standaard gekeken naar de tekst die is ingesteld bij “Emailtemplates”. Hier kan men gebruik maken van verschillende mergevelden waarvan er sommige verplicht zijn. Zo moet een email naar een ondertekenaar altijd een link bevatten naar het document wat ondertekend dient te worden.  

Via de email hebben de verschillende ondertekenaars een eigen unieke link gekregen. Zodra er op deze link wordt geklikt krijgt de ondertekenaar de mogelijkheid om het document door te lezen en te accorderen.  

Na de accordering worden de verschillende ingestelde verificatie methodes afgehandeld. Indien er bijvoorbeeld voor gekozen is om gebruik te maken van een iDIN verificatie wordt de ondertekenaar geacht dit te valideren door in de loggen bij hun bank. Als de deze verificatie wordt voltooid zal het systeem de volgende verificatie methode vragen. Dit kan bijvoorbeeld een SMS zijn, maar ook een eventuele “natte” handtekening op het scherm. 

Nadat alle verificatie methodes zijn gedaan is de ondertekening voltooid. Zodra alle ondertekenaars hebben getekend wordt het document ge-sealed en wordt het getekende document verstuurd naar alle ondertekenaars.