De wereld van de digitale handtekening staat niet stil. Steeds meer organisaties maken er gebruik van en technologische innovaties volgen elkaar snel op. Wat zijn de belangrijkste trends voor digitaal ondertekenen in 2025?
Bedrijven en organisaties in vrijwel iedere branche merken de impact van toenemende innovatie en technologische ontwikkeling op tal van vlakken. Eén van die vlakken is digitale identiteitsverificatie van klanten en zakelijke partners, en daarbij behorend de digitale handtekening. De ondertekening van digitale documenten is zelfs nog nooit zo’n hot item geweest als nu.
Dat de digitale ondertekening van documenten steeds gangbaarder wordt, is het gevolg van een aantal internationale trends. Die zorgen er bovendien voor dat er aan de digitale handtekening steeds hogere eisen worden gesteld, waardoor simpele, gratis onderteken-tooltjes niet langer geschikt zijn om te gebruiken. Maar wat zijn die trends? We bespreken de vier belangrijkste trends rondom digitale handtekeningen in 2025.
Trend 1: Nieuwe Europese wetgeving vergt betere governance
De AI Act, NIS2 en de DMA: zomaar een greep uit de Europese regelgeving die de afgelopen twee jaar in werking is getreden of binnenkort in werking treedt. En hoewel die genoemde richtlijnen en verordeningen niet specifiek over digitale handtekeningen gaan, zorgen ze wel voor een onderliggende trend: je moet als organisatie steeds meer controle hebben over wie je klanten en leveranciers zijn, welke systemen zij gebruiken, hoe datastromen lopen en hoe je met informatie omgaat.
Dat maakt dat organisaties in toenemende mate overeenkomsten contractueel laten vastleggen. Zodat voor alle partijen duidelijk is welke afspraken er zijn gemaakt. Onder de nieuwe NIS2-regelgeving moet je als bedrijf in een vitale sector bijvoorbeeld kunnen aantonen dat je onderzoek hebt gedaan naar de cybersecurity bij al je leveranciers. En de AI Act verplicht bedrijven om AI-gebruik in hun gehele leverketen in beeld te hebben en daar afspraken over op papier te hebben met leveranciers en klanten.
Dat alles levert een forse toename op in het aantal contracten en overeenkomsten dat je als organisatie op papier zet. Ook kleinere bedrijven worden daardoor geraakt. De vraag naar goede software om contracten digitaal te verzenden, ondertekenen en dit vervolgens te borgen groeit dan ook gestaag.
Trend 2: Integratie niet langer een ‘pre’, maar een ‘must’
In tijden van personeelstekorten en toenemende digitaliseren is efficiënt werken het toverwoord. Onderdeel van efficiënt werken is dat je zoveel mogelijk taken vanuit één systeem of platform kunt uitvoeren, en niet continu van systeem naar systeem hoeft te springen. Laat staan dat je handmatig data van dat ene systeem naar het andere moet kopiëren.
Integratie van de mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen wordt daarom meer een must-have in plaats van een nice-to-have. Ondertekensoftware die de mogelijkheid tot integratie met bestaande bedrijfssoftware biedt, krijgt daarom steeds vaker de voorkeur boven software die dat niet doet. Digitaal ondertekenen integreren in je bedrijfssoftware wordt op die manier op den duur de standaard.
Trend 3: Verdere opkomst van KYC en KYB
Know Your Customer (KYC) en Know Your Business (KYB): twee termen die steeds meer ingeburgerd raken. KYC- en KYB-regelgeving zorgt ervoor dat steeds meer organisaties en bedrijven gedegen onderzoek moeten doen naar de klanten en bedrijven met wie zij in zee gaan, en daar ook administratie over moeten bijhouden. Waar dat voorheen alleen gold voor bijvoorbeeld banken en notarissen, zijn KYC- en KYB-regels tegenwoordig ook van toepassing in bijvoorbeeld de vastgoedsector, de zorg en bij alle vormen van financiële dienstverlening.
Die toenemende druk om de identiteit van de ‘andere partij’ goed te verifiëren, vergroot de wens naar tooling waarmee dit automatisch gebeurt. Professionele ondertekensoftware zoals Signly voorziet in een aantal verificatiemethodes, zoals verificatie via iDIN. Daarmee heb je als organisatie in één keer je KYC-verplichtingen voor een groot deel afgedekt.
Trend 4: Duurzaamheid als harde eis
Het is al jaren een belangrijke trend, en in 2025 wordt het alleen maar belangrijker: duurzame keuzes. De vraag of iets duurzaam is, wordt voor organisaties steeds belangrijker bij het maken van keuzes voor nieuwe technologieën of processen. Het inwisselen van papieren rompslomp voor een eenvoudig digitaal ondertekenproces past uitstekend binnen die trend.
Kies je voor digitale ondertekening van documenten, dan kies je als organisatie heel nadrukkelijk voor duurzaamheid. Je creëert immers minder afval, verbruikt minder papier en reduceert zelfs het aantal reisbewegingen van mensen, die nu nog speciaal voor het ondertekenen van een contract naar een locatie afreizen. Kiezen voor ondertekensoftware als Signly is dus een groene keuze, waar je als organisatie best trots op mag zijn.
Meer weten?
Benieuwd naar hoe Signly werkt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Maak vandaag nog een gratis proefaccount aan en krijg de eerste tien ondertekeningen gratis. Bekijk ook eens onze veelgestelde vragen.
