Wil je klanten of leveranciers documenten digitaal laten ondertekenen in plaats van ouderwets op papier? Heel slim, want dat bespaart een hoop geld en papieren rompslomp. Digitaal ondertekenen moet je echter wel op een gebruiksvriendelijke, legale én rechtsgeldige manier inregelen. Maar waar moet je dan zoal op letten?
Een handtekening zetten doe je te pas en te onpas. Wanneer je een pakketje ontvangt, bijvoorbeeld, of wanneer je gereedschap of een auto huurt. Toch is een document ondertekenen een belangrijk, officieel moment: er komt een overeenkomst tot stand, of je verklaart ergens formeel akkoord mee te zijn. Belangrijke documenten ondertekenen is dus niet iets om lichtzinnig op te vatten.
Wanneer je als ondernemer of organisatie aan klanten of leveranciers vraagt om digitale handtekeningen te plaatsen, is het dan ook zaak om dat IT-matig zorgvuldig en bekwaam in te richten. Er zijn eisen waar je aan moet voldoen, niet alleen juridisch gezien, maar ook met het oog op gebruikersverwachtingen. De belangrijkste zaken om op te letten, hebben van doen met gebruiksgemak, rechtsgeldigheid van de handtekeningen en relevante privacywetgeving.
Gebruiksgemak: any device, any time
Gebruikers willen tegenwoordig – niet alleen als het om digitaal ondertekenen gaat, maar bij alle vormen van digitaal verkeer – zelf kunnen kiezen welk apparaat ze wanneer gebruiken. Dat noemen we: any device, any time. Bied je dit niet aan, dan loop je een hoop klanten of gebruikers mis, of strijk je ze tegen de haren in.
Vraag je jouw klanten bijvoorbeeld om hun handtekening te zetten via de wat omslachtige oplossing in Adobe Acrobat Reader? Dan dwing je ze om dat vanaf hun computer of laptop te doen en voldoe je niet aan de moderne eis van any device, any time. Het kan technisch gezien wel werken, maar het is niet gebruiksvriendelijk en doet dan ook iets met je klanttevredenheid. Bovendien kan het ervoor zorgen dat ondertekenverzoeken niet tijdig, of zelfs helemaal niet, worden opgevolgd.
Ook digitale handtekeningen moeten mensen dus eenvoudig via hun telefoon of tablet kunnen zetten, zonder onnodige drempels. Ze moeten altijd helemaal zelf kunnen kiezen welk apparaat op dat moment voor hen het beste uitkomt.
Rechtsgeldigheid: identificatie en verificatie
In principe is een digitale handtekening net zo rechtsgeldig als een traditionele ‘natte’ handtekening. Sinds de rechtsgeldigheid van digitale handtekeningen Europees is vastgelegd, zijn er geen grote verschillen meer tussen de twee varianten. Wel moet je erop letten dat je, als de echtheid van een handtekening in twijfel wordt getrokken, altijd kunt aantonen dat je de identiteit van de persoon die zijn handtekening zette voldoende hebt gecontroleerd.
Dit kan met name een probleem zijn als de digitale handtekening die iemand zette enigszins (of heel veel) afwijkt van de ‘natte’ handtekening van diezelfde persoon. Het komt nogal eens voor dat mensen moeite hebben hun digitale handtekening goed te laten lijken op hun ‘echte’ handtekening. Dat is op zich geen probleem, zolang je maar identiteitscontrole inbouwt.
Dat kan redelijk eenvoudig, via bijvoorbeeld SMS-controle, e-mailcontrole of verificatie via andere systemen (iDIN is een voorbeeld). Heb je dit soort zaken niet ingeregeld, dan loop je het onnodige risico dat iemand de echtheid van een handtekening betwist, zonder dat je kunt aantonen dat de handtekening wel degelijk authentiek is.
Privacywetgeving: beveiliging en bewaartermijnen
Een handtekening valt onder de categorie vertrouwelijke persoonlijke gegevens. Dat betekent dat je handtekeningen niet zomaar mag bewaren, maar daarbij rekening moet houden met richtlijnen uit de AVG. Het maakt daarbij niet uit of je ze op papier of digitaal bewaart.
Sluit je met klanten of leveranciers een overeenkomst, dan heb je natuurlijk een goede reden om die overeenkomst, inclusief handtekening, te archiveren. Maar als de overeenkomst wordt beëindigd, is er geen reden meer om dat nog te doen. Je moet in zo’n geval zeker weten dat de handtekening niet nog ergens rondslingert.
Vanwege privacywetgeving is het af te raden om zomaar een willekeurige online tool te gebruiken om klanten of leveranciers handtekeningen te laten zetten onder documenten. Je weet immers niet wat er op de achtergrond met die handtekeningen gebeurt. Als blijkt dat door jouw toedoen handtekeningen op een buitenlandse server zijn beland, kan dat ernstige consequenties hebben.
Met Signly sla je drie vliegen in één klap
Maak je gebruik van Signly om je contracten, overeenkomsten of andere documenten digitaal te laten ondertekenen? Dan hoef je je over bovenstaande aandachtspunten geen zorgen te maken. Met Signly werk je altijd any device, any time, is identiteitsverificatie via verschillende methodes standaard beschikbaar en zijn alle relevante juridische vereisten netjes afgedekt. Je slaat daarmee dus drie vliegen in één klap en hoeft zelf eigenlijk niets meer in te regelen.
Benieuwd naar hoe Signly werkt? Lees dan eens deze blog over digitale handtekeningen zetten met Signly, maar probeer het ook zeker zelf eens uit met een gratis proefaccount.
