Steeds meer bedrijven ruilen hun papierhandel in en gaan volledig digitaal, bijvoorbeeld door klanten en leveranciers een digitale handtekening te laten zetten. Logisch, want digitaal ondertekenen is snel, goedkoop en bovendien heel eenvoudig. Met Signly laat je je klanten en zakelijke relaties binnen een paar muisklikken ieder gewenst document digitaal ondertekenen. Maar hoe werkt dat precies?
Van ouderwets papierwerk overstappen op het digitaal ondertekenen van documenten is voor elk bedrijf een verstandige stap. Je bespaart er niet alleen tijd en geld mee, maar ook een hoop rompslomp. Je kunt stoppen met printen, scannen, faxen en al het andere noodzakelijk kwaad dat komt kijken bij het met de pen ondertekenen van documenten. Een digitale handtekening is bovendien in vrijwel alle gevallen gewoon rechtsgeldig, dus als bedrijf kun je snel, zorgeloos en eenvoudig de stap naar de digitale handtekening zetten.
Digitale handtekening zetten in vijf simpele stappen
In Nederland is Signly de makkelijkste manier om al je documenten digitaal te ondertekenen. Je kunt per document betalen (prepaid) of een voordelig abonnement afsluiten. Ga je Signly voor het eerst gebruiken, dan kun je bovendien profiteren van een vrijblijvend proefabonnement met 10 gratis credits. Je eerste digitale handtekening kun je dan over vijf minuten al hebben gezet. Het digitaal ondertekenen van documenten via Signly gaat in vijf simpele stappen.
Stap 1: Meld je aan en neem een (proef-)abonnement
Digitale handtekeningen in Signly reken je af met credits. Die kun je prepaid (per stuk) inkopen, of je kunt een abonnement afsluiten. Zo’n abonnement kun je per maand weer beëindigen of wijzigen – je zit dus nooit ergens aan vast.
Heb je Signly nog nooit gebruikt, dan kun je een gratis, vrijblijvend proefabonnement nemen waarmee je 10 gratis credits krijgt. Je betaalt dan niets en zit nergens aan vast.
Stap 2: Log in en start een nieuwe ondertekening
Log in en klik op ‘Nieuwe ondertekening’ om je eerste digitale handtekening te (laten) zetten. In het scherm dat volgt, kun je één of meerdere ondertekenaars opvoeren. Je vult de naam, het e-mailadres en eventuele andere personalia in.
Per ondertekenaar betaal je straks 1 credit. Je kunt dan wel per ondertekenaar meerdere documenten tegelijkertijd (maximaal 10) toesturen, zonder extra credits kwijt te zijn. Met je gratis proefabonnement kun je dus tien ondertekenaars één of meerdere digitale handtekeningen laten zetten.
Stap 3: Kies een verificatiemethode (optioneel)
Wil je de identiteit van de ondertekenaars laten verifiëren voordat ze straks een digitale handtekening kunnen zetten? Dat kan in Signly op vier verschillende manieren:
- Via iDIN
- Via e-mail
- Via handtekening-herkenning
- Via telefoonnummer
In de toekomst wordt het ook mogelijk om via DigiD te verifiëren.
Door een verificatiemethode toe te voegen, weet je zeker dat degene die een digitale handtekening zet, ook echt degene is die jij als ondertekenaar hebt opgevoerd. Je kunt zelf kiezen welke methode je gebruikt en je kunt per ondertekenaar een andere verificatiemethode selecteren. Verificatie is voor veel toepassingen niet verplicht, maar geeft je wel extra zekerheid.
Sommige verificatiemethoden brengen extra kosten (in credits of in geld) met zich mee. Je ziet deze kosten automatisch in beeld verschijnen zodra je de verificatiemethode selecteert.
Stap 4: Verzend de te ondertekenen documenten
Heb je alle ondertekenaars en eventuele verificatiemethoden toegevoegd? Dan kun je de te ondertekenen documenten uploaden en aansluitend verzenden. De door jou geselecteerde ondertekenaars ontvangen de te tekenen documenten dan in hun mailbox.
Een digitale handtekening zetten gaat vervolgens heel eenvoudig. Ondertekenaars kunnen op hun telefoon of tablet tekenen, maar ook via de computer met behulp van de muis. De ervaring leert dat met de hand digitaal tekenen op de telefoon het meest gebruiksvriendelijk werkt én het snelst gaat.
Stap 5: Ontvang de getekende documenten retour
Heeft een ondertekenaar het zetten van zijn digitale handtekening succesvol afgerond? Dan worden de credits definitief in rekening gebracht en ontvang je de getekende documenten retour. Als een ondertekenaar niet tekent, of het proces niet succesvol afrondt, worden er geen credits bij je in rekening gebracht. Het kan wel zijn dat je wel voor de verificatie betaalt, als de ondertekenaar het verificatieproces wel heeft doorlopen.
De getekende documenten worden niet alleen naar jou, maar ook naar de ondertekenaar zelf verzonden. Zo heeft iedereen de beschikking over de getekende exemplaren. Wel zo prettig!
Digitale handtekeningen laten zetten: snel, eenvoudig en goedkoop
Met Signly laat je al je documenten in vijf eenvoudige stappen digitaal ondertekenen door jouw klanten, leveranciers of wie dan ook. De overstap maken van een papieren administratie naar een volledig digitaal proces wordt zo wel erg eenvoudig. Omdat je geen papier, printers, scanners en andere rompslomp meer nodig hebt, vallen de kosten in de praktijk ook nog eens een stuk lager uit.
Maak daarom vandaag nog de overstap van papier naar Signly en probeer onze digitale handtekeningsoftware geheel kosteloos en vrijblijvend uit.
