Bij Signly hebben we al tal van bedrijven en organisaties kunnen helpen bij het overstappen van een uitgebreide papierhandel naar digitale ondertekening van documenten. Benieuwd welke voordelen zij ervaren nu ze documenten digitaal laten ondertekenen? Lees hier de vijf belangrijkste voordelen van digitale handtekeningen.
We doen steeds meer digitaal en steeds minder op papier. Toch grijpen veel bedrijven en organisaties, als ze document laten ondertekenen, nog vaak terug op de ouderwetse pen en papier. Denk daarbij aan een contract, offerte, huurovereenkomst of ander belangrijk document.
Dat is zonde, want juist door dit soort telkens terugkerende processen ook te digitaliseren, kun je helemaal afscheid nemen van je papieren archief. Geen klappers meer in de kast, maar alles netjes geordend in de cloud – dat is de toekomst. Maar welke vijf concrete voordelen haal je nu in huis als je digitaal gaat ondertekenen met Signly?
Voordeel 1: Je bespaart kosten
Het meest voor de hand liggende voordeel: zodra je gaat starten met digitaal ondertekenen via Signly, hoef je nooit meer printerpapier, cartridges of printers te kopen. En wat dacht je van opbergboxen, klappers en de hele archiefkast? Met Signly blijft een digitaal document ook echt digitaal, getekend en wel. En dat scheelt toch een hele hoop kosten.
Wanneer bedrijven uitrekenen wat ze per jaar eigenlijk uitgeven aan het printen en opbergen van hun papierwerk, levert dat dikwijls een behoorlijke verrassing op – in de negatieve zin van het woord. De business case voor een digitale onderteken-oplossing is dan snel rond.
Voordeel 2: Je zet je klantbelang voorop
Wat zou je zelf handiger vinden: een document moeten printen, ondertekenen, inscannen en weer terugmailen, of gewoon even op je smartphone een linkje openen en een krabbel zetten met je vinger? Sommige organisaties laten hun klanten zelfs naar kantoor komen om een eenvoudig document te ondertekenen.
Bied je de optie aan om documenten digitaal te ondertekenen, dan stel je je klantbelang voorop. Je maakt het leven van je klanten weer wat makkelijker. Dat zijn de dingen die, als er tussen jou en je concurrent niet veel andere verschillen zitten, voor mensen de doorslag geven om in de toekomst weer voor jou te kiezen. Minder gedoe = meer klanttevredenheid.
Voordeel 3: Je bespaart tijd
Een document via Signly verzenden ter ondertekening kost je nog geen halve minuut. Ook niet als dat document naar een tienkoppig bestuur moet worden verzonden. Verwerk je in jouw bedrijf of organisatie behoorlijke aantallen documenten, dan kan de tijdsbesparing van een digitale onderteken-oplossing enorm oplopen.
Tijd is geld en in het onderhouden van een papieren archief gaat ongemerkt veel tijd zitten. Zeker als de tijd voortschrijdt en dat archief steeds groter wordt. Maak je de overstap naar 100% digitaal, dan begin je direct met tijd – en dus geld – besparen. En die besparing loopt over de jaren alleen maar op.
Voordeel 4: Je komt professioneel over
Kun jij een offerte, overeenkomst of contract direct na het telefonische jawoord professioneel verzenden ter ondertekening? Dan maak je een professionele indruk op de ontvangers. Je bent in control en toont kraakhelder aan dat je alle tools en oplossingen aan boord hebt om jouw klanten optimaal te helpen.
Op die manier stel je jezelf in staat om je klanten positief te verrassen. Dat leidt op termijn tot goede mond-tot-mondreclame en tot klanten die graag nog eens bij je terugkomen. Bij een amateuristisch opererend bedrijf zou je zelf ook niet zomaar terugkeren – bij een soepel draaiende firma met gebruiksvriendelijke, professionele processen des te eerder.
Voordeel 5: Je maakt een duurzame keuze
Digitaal gaan is een duurzame keuze. Printers staan erom bekend dat het geen heel milieuvriendelijke apparaten zijn en met de productie van papier gaat veel milieuverontreiniging en CO2-uitstoot gepaard. Ieder bedrijf dat zegt het beste voor te hebben met een duurzame toekomst, zou dan ook ogenblikkelijk volledig digitaal moeten gaan en hun papierhandel moeten inruilen voor digitale documentatie.
Daar hoort digitaal ondertekenen uiteraard bij. Maak daarom vandaag nog de eenvoudigste duurzame keuze die je kunt maken en neem een gratis proefabonnement op Signly. Zo kun je geheel vrijblijvend ontdekken hoe het werkt. Heb je daarna vragen of ben je op zoek naar maatwerk? Neem dan contact met ons op!
