Signly is een veelgebruikte tool door organisaties om digitaal contracten te laten tekenen. En hoewel digitaal ondertekenen sowieso al een hoop voordelen oplevert ten opzichte van de traditionele ‘natte’ handtekening, kun je het jezelf nog net iets makkelijker maken door digitaal ondertekenen via Signly handig aan te pakken. Hoe je dat doet, lees je hier.
Of het nu arbeidscontracten zijn, koopcontracten, huurcontracten of andere overeenkomsten: talloze bedrijven en organisaties in Nederland zijn dagelijks bezig met contracten laten ondertekenen. Steeds meer van hen gebruiken daarvoor Signly, waarmee je het gehele proces van een contract laten tekenen digitaliseert en dus helemaal geen papier meer nodig hebt.
Dat scheelt natuurlijk al een hoop tijd, geld en gedoe, en levert dus veel voordelen op. Maar door het écht handig aan te pakken, haal je het maximale uit Signly en ben je straks vrijwel helemaal geen tijd meer kwijt aan noodzakelijke formaliteiten die komen kijken bij het digitaal laten tekenen van contracten. We hebben de drie beste praktische tips voor je op een rij gezet.
Tip 1: Meerdere documenten in één keer laten tekenen
Wist je dat je via Signly meerdere documenten in één keer ter ondertekening kunt aanbieden bij de ondertekenaar? Wanneer je via Signly een ondertekenaar selecteert, kun je vervolgens tot maximaal tien documenten ter ondertekening naar hem of haar opsturen. In de praktijk zien we nog weleens dat bedrijven naar één persoon verschillende keren losse documenten opsturen. Dat is jammer, want door die te bundelen in één opdracht, bespaar je niet alleen tijd, maar ook geld.
Dat werkt zo: je betaalt bij Signly per onderteken-opdracht. Bied je twee documenten aan ter ondertekening in één opdracht, dan betaal je alsnog maar één credit. Doe je dit in twee losse opdrachten, dan ben je twee credits kwijt. Dit geldt ook voor de identiteitsvalidatie: validatiemethoden zoals iDIN kosten extra credits, maar die hoef je maar één keer te betalen als je meerdere documenten in één keer aanbiedt.
Dus stel: je gebruikt Signly om nieuwe collega’s binnen jouw bedrijf hun contract te laten tekenen. Wellicht moeten ze even later ook nog een gedragscode ondertekenen, of een geheimhoudingsovereenkomst. Als je deze processen intern goed op elkaar afstemt, kun je het hele pakketje te tekenen contracten in één keer aan die nieuwe collega aanbieden en zo een hoop tijd en geld besparen. Maak daar dus zeker gebruik van!
Tip 2: Digitaal ondertekenen integreren
Uiteraard scheelt het je al ontzettend veel tijd als je contracten digitaal ter ondertekening aanbiedt via Signly, in plaats van ze te moeten printen, opsturen, retour ontvangen, inscannen en archiveren. Maar het kan nog veel efficiënter door digitaal ondertekenen te integreren in je bedrijfssoftware. Klinkt ingewikkeld? Dat valt ontzettend mee.
Digitaal ondertekenen integreren kan op twee manieren:
- Via de gratis Signly API. Die vraag je geheel kosteloos bij ons op.
- Op basis van maatwerk. Als de API niet werkt, bouwen we desgewenst een oplossing op maat.
Voor de API betaal je helemaal niets: geen eenmalige opstartkosten en ook geen kosten voor gebruik. Wil je een oplossing op basis van maatwerk, dan stemmen we eerst van tevoren alle wensen goed af en doen we je een aanbod.
Het grote voordeel van digitaal ondertekenen integreren is dat je direct vanuit software die je toch al gebruikt, zoals een digitaal medewerkersbestand of een CMS, een contract kunt laten tekenen. Je hoeft dan niet apart in te loggen in Signly, om daar vervolgens alle gegevens te moeten invoeren. Een ondertekening starten via een geïntegreerde oplossing is letterlijk een kwestie van een paar muisklikjes. Meer info nodig? Neem dan zeker even contact met ons op.
Tip 3: Bepaal zelf de plek van de handtekening met formuliermarkers
Nadat je in Signly een ondertekening bent gestart en één of meerdere documenten hebt geselecteerd, kun je ervoor kiezen om zelf een plek te kiezen in het document waar de handtekening moet komen. Dat kan op verschillende manieren, maar gaat het makkelijkst met zogeheten formuliermarkers.
Nadat je document is geüpload, klik je daarvoor op de knop ‘Formuliermarker’. Je kunt vervolgens het veld waar de handtekening moet komen naar de juiste plek slepen. Zo kun je ervoor zorgen dat de handtekening die de ondertekenaar gaat plaatsen, exact op de plek komt die jij wilt. Doe je dit niet, dan kan het zijn dat de handtekening straks op een plek komt die voor jou onhandig is.
Met formuliermarkers houd je je ondertekende contracten en overeenkomsten dus overzichtelijk en netjes. Het oog wil tenslotte ook wat. Veel succes met ondertekenen!
