Rechtsgeldigheid digitale handtekening: hier moet je op letten

Laat je jouw klanten, leveranciers of medewerkers een digitale handtekening zetten op contracten, overeenkomsten en andere documenten? Heel verstandig, want dat scheelt je een hoop geld, tijd en papierwerk. Je moet er dan echter wel voor zorgen dat die digitale handtekening rechtsgeldig is. Maar hoe doe je dat?

Een digitale handtekening is overal in de Europese Unie net zo rechtsgeldig als een traditionele, ‘natte’ handtekening. Dat is vastgelegd in de Europese eIDAS-verordening, die regelt dat digitale handtekeningen dezelfde juridische status hebben als de ouderwetse handtekening. Toch betekent dat niet simpelweg dat elke digitale handtekening automatisch rechtsgeldig is.

Net als bij een natte handtekening moet je, als je iemand een document digitaal ondertekenen laat, met een aantal zaken rekening houden om zeker te weten dat die handtekening ook helemaal rechtsgeldig is. Het belangrijkste is dat je, mocht er een juridisch geschil komen, aannemelijk moet kunnen maken dat de persoon die de digitale handtekening zette, ook daadwerkelijk de persoon is wiens naam op het document staat.

Laat je iemand een contract of overeenkomst op papier ondertekenen, dan kun je eenvoudig aannemelijk maken dat die persoon ook daadwerkelijk voor je neus stond en het document heeft ondertekend. Een handtekening is immers ooit uitgevonden met als achterliggende gedachte dat iemand anders die niet zomaar kan vervalsen. Je kunt iemands handtekening vergelijken met een andere handtekening op een ander document, en dan zou je moeten kunnen inschatten of de handtekening van dezelfde persoon is.
Online werkt dat iets anders. Een digitale handtekening voeg je eenvoudig als illustratie toe in een document. Strikt genomen staat er dan een handtekening, maar deze is niet zomaar rechtsgeldig. Je kunt namelijk niet aannemelijk maken dat de persoon van wie die handtekening is, ‘m ook daadwerkelijk in het document heeft geplaatst. Denk aan de handtekening van de directeur die je vaak aantreft onder geautomatiseerde brieven en mails van grote bedrijven – die zijn niet ‘echt’ en ook niet rechtsgeldig.

Veel mensen gebruiken tools als Adobe Acrobat Reader om handtekeningen toe te voegen in bijvoorbeeld pdf-documenten. Daarmee val je in bovenstaande valkuil: als er een juridisch geschil komt, kun je niet aantonen wie die handtekening in het document geplaatst heeft. Acrobat Reader slaat immers handtekeningen op en vervolgens kan iedereen ze onder elk document zetten. Daarmee vervalt de rechtsgeldigheid.

Wil je zeker weten dat alle handtekeningen onder jouw documenten rechtsgeldig zijn, dan zul je een vorm van identiteitscontrole moeten inbouwen. Dat kan gelukkig heel laagdrempelig en eenvoudig, zonder gedoe met paspoorten of andere papieren. Je moet dan wel gebruikmaken van gespecialiseerde software voor digitale handtekeningen. Gebruik je Signly, dan heb je vier verschillende opties om de identiteit van ondertekenaars aannemelijk te maken en daarmee je handtekeningen rechtsgeldig.

Dit is de eenvoudigste verificatiemethode. De ondertekenaar bewijst wie hij is doordat hij zijn identiteit bevestigt via zijn e-mailadres. Alleen de eigenaar van dat e-mailadres kan immers bij de inhoud van de bijbehorende inbox.

Deze verificatiemethode is bij Signly gratis.

SMS-verificatie is één van de meest gebruikte identiteitscontroles die beschikbaar is bij Signly. Ondertekenaars ontvangen een SMS voordat ze een handtekening kunnen zetten. Pas nadat ze met de pincode uit die SMS inloggen, kunnen ze een digitale handtekening zetten. Daarmee is de identiteit aannemelijk gemaakt.

SMS-verificatie kost bij Signly 20 cent per keer.

Verificatie via iDIN is de meest geavanceerde verificatiemethode die we bij Signly aanbieden. Ondertekenaars loggen in met hun bankgegevens via iDIN. Pas nadat dat proces is geslaagd, kunnen ze doorgaan met ondertekenen. De identiteit van de ondertekenaar staat dan echt met 100 procent zekerheid vast. iDIN-verificatie is in veel gevallen niet nodig, maar is een veilige methode als het om belangrijke contracten gaat, zoals koopovereenkomsten van vastgoed of contracten voor financiële producten.

iDIN-verificatie kost bij Signly 99 cent per keer.

Tot slot bieden we bij Signly ook handtekening-verificatie aan. De handtekening die een ondertekenaar zet, wordt dan vergeleken met de handtekening zoals die van hem of haar bekend is. Zijn de verschillen te groot, dan moet er opnieuw worden getekend.

Deze verificatiemethode is bij Signly gratis.

Momenteel zijn we druk bezig met het toevoegen van een extra verificatiemethode: verificatie via DigiD. Ondertekenaars moeten dan inloggen met DigiD voordat ze een digitale handtekening zetten. Je hebt dan dus nog meer keuzemogelijkheid om de identiteit van ondertekenaars te controleren.

Wil je zeker weten dat de digitale handtekeningen onder jouw documenten volledig rechtsgeldig zijn? Kies dan voor Signly en gebruik de verificatiemethode die het best bij jouw situatie past. Je kunt een vrijblijvend proefabonnement afsluiten met 10 gratis credits, die je ook kunt inzetten voor de betaalde verificatiemogelijkheden. Zo kun je eenvoudig en kosteloos zelf ervaren hoe het werkt.

Benieuwd naar alle mogelijkheden of op zoek naar advies op maat? Neem dan contact met ons op.